A cura di: Giorgio Gentili
1. Dalla teoria alla pratica: perché serve una check-list operativa
L’introduzione dell’obbligo di dotarsi di adeguati assetti organizzativi, amministrativi e contabili ha reso indispensabile per le imprese disporre di strumenti di autovalutazione concreti.
Per rispondere a questa esigenza, il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili (CNDCEC), insieme alla Fondazione Nazionale di Ricerca, ha elaborato nel 2023 la check-list operativa sugli assetti contabili, uno strumento flessibile pensato per guidare imprenditori, amministratori e professionisti nella verifica della qualità dei propri sistemi gestionali.
L’obiettivo non è solo garantire la conformità normativa, ma anche favorire una cultura della misurazione e del controllo. La check-list consente di individuare punti di forza e di debolezza della struttura contabile, favorendo l’adozione di misure migliorative.
In un contesto economico incerto, caratterizzato da alta volatilità dei mercati e crescente complessità organizzativa, l’approccio proposto dal CNDCEC si rivela essenziale per sviluppare una governance basata sull’evidenza, capace di supportare scelte strategiche tempestive.
2. Struttura e finalità della check-list
La check-list si compone di una serie di domande a risposta chiusa o multipla, integrate da sezioni di commento libero. Ogni quesito è accompagnato da indicazioni interpretative che aiutano a comprendere il grado di adeguatezza del sistema contabile.
L’impostazione metodologica è volutamente modulare. Ciò permette di adattare lo strumento a realtà aziendali di dimensioni e complessità differenti: dalla microimpresa con gestione esternalizzata della contabilità , fino alla società industriale dotata di un ERP integrato e di un controllo di gestione interno.
Gli ambiti oggetto di valutazione riguardano:
- l’organizzazione del sistema informativo contabile;
- la frequenza di aggiornamento dei dati;
- l’esistenza di bilanci infrannuali e di reporting periodico;
- l’adozione di sistemi di analisi, budgeting e KPI;
- la capacità di monitorare continuità aziendale e flussi finanziari.
3. L’importanza del sistema informativo contabile
Il primo aspetto analizzato dalla check-list riguarda la struttura del sistema informativo contabile.
Un’azienda può utilizzare un unico software integrato o una combinazione di più applicativi, ma ciò che conta è l’interconnessione e la coerenza dei dati. La frammentazione dei sistemi informatici genera spesso ritardi, errori di imputazione e difficoltà nel consolidare le informazioni.
Esempio: un gruppo che utilizza gestionali diversi per contabilità , magazzino e fatturazione rischia di non allineare correttamente costi e ricavi, con effetti distorsivi sul margine operativo. Un sistema ERP integrato, invece, consente la tracciabilità completa dei dati e facilita analisi tempestive.
4. L’esternalizzazione delle procedure contabili
Molte PMI affidano a studi professionali o a società di servizi esterni la gestione contabile. In questi casi, la check-list invita a verificare l’ampiezza dell’esternalizzazione (totale o parziale) e le modalità di trasferimento dei dati.
Il canale di comunicazione — che può essere una piattaforma condivisa, uno scambio tramite e-mail o un accesso remoto — influisce direttamente sulla qualità e tempestività delle informazioni.
Un’impresa che aggiorna la contabilità solo su base trimestrale, ad esempio, non dispone di dati sufficientemente freschi per gestire la tesoreria o monitorare gli scostamenti di budget. L’adozione di sistemi cloud integrati con lo studio del commercialista può ridurre questo gap, rendendo il flusso informativo continuo.
5. La periodicità e la profondità dell’analisi
La frequenza con cui viene aggiornata la contabilità è un indicatore chiave dell’adeguatezza del sistema.
Il CNDCEC propone di verificare se l’impresa elabora bilanci infrannuali — sia di esercizio sia gestionali — per valutare in corso d’anno la performance economica e finanziaria.
Un’azienda che redige bilanci trimestrali può individuare tempestivamente tendenze negative e riorientare le proprie strategie.
Esempio operativo: un’impresa del settore agroalimentare può utilizzare i bilanci mensili per gestire le fluttuazioni stagionali di produzione e di domanda, pianificando in anticipo l’approvvigionamento delle materie prime.
6. Analisi di bilancio e indicatori di crisi
Un altro punto cardine della check-list riguarda la presenza di un sistema di analisi di bilancio basato su indici reddituali, patrimoniali e finanziari.
L’analisi deve essere condotta in un’ottica di continuità aziendale, cioè con l’obiettivo di valutare la sostenibilità delle operazioni nel tempo.
Tra gli indicatori più significativi si segnalano:
- il margine operativo lordo e il rapporto con i costi fissi;
- la posizione finanziaria netta e il rapporto debiti/EBITDA;
- gli indici di liquidità corrente e immediata;
- il capitale circolante netto operativo.
Ad esempio, un’impresa commerciale che monitora costantemente il rapporto tra debiti a breve e margine operativo lordo può individuare precocemente tensioni finanziarie e adottare misure correttive, come la rinegoziazione dei termini di pagamento o l’ottimizzazionedella gestione delle scorte.
7. Controllo di gestione, contabilità analitica e KPI
La sezione successiva della check-list indaga l’esistenza di un sistema di controllo di gestione strutturato, comprensivo di contabilità analitica e indicatori di performance (KPI).
Questi strumenti sono indispensabili per misurare la redditività di prodotti, clienti e progetti.
Un esempio: un’impresa di servizi professionali che attribuisce i costi diretti e indiretti a ciascun progetto può identificare quelli con basso margine e intervenire sui prezzi o sull’efficienza dei team.
Allo stesso modo, l’uso di KPI come il tasso di utilizzo delle risorse, la rotazione del capitale circolante o il lead time di produzione permette di tradurre gli obiettivi strategici in misurazioni operative.
Il controllo di gestione efficace non si limita a produrre numeri, ma li interpreta in funzione delle decisioni. È il punto di contatto tra la dimensione contabile e quella strategica.
8. Budgeting e reporting: dal dato alla previsione
Il documento del CNDCEC dedica particolare attenzione alla presenza di un sistema di budgeting e reporting.
Il budgeting consente di pianificare le risorse e di confrontare i risultati attesi con quelli effettivi, mentre il reporting fornisce una visione periodica degli scostamenti.
Un modello efficace prevede un ciclo mensile di controllo che includa:
- analisi degli scostamenti di ricavi e costi;
- confronto con gli obiettivi di margine operativo;
- revisione delle previsioni di cassa e fabbisogno finanziario.
Esempio applicativo: una società industriale può impostare report di sintesi mensili che evidenziano variazioni nei costi energetici e nei materiali, integrandoli in tempo reale nelle previsioni di budget. In questo modo, il management può aggiornare i listini o le politiche di acquisto con prontezza.
9. La gestione finanziaria e la continuità aziendale
La parte finale della check-list riguarda l’attenzione agli aspetti finanziari: piani di tesoreria a sei mesi, analisi dei flussi di cassa, valutazione della posizione finanziaria netta.
Questi strumenti permettono di verificare la capacità dell’impresa di mantenere un equilibrio monetario e di onorare gli impegni verso terzi.
Un’impresa che elabora un piano di tesoreria rolling può anticipare momenti di tensione di liquidità e programmare linee di credito con le banche in modo preventivo.
La cultura del cash flow management diventa così parte integrante del sistema di controllo interno, a garanzia della continuità aziendale.
10. Applicazioni professionali e valore consulenziale
Per il commercialista o il consulente d’impresa, la check-list del CNDCEC è più di uno strumento di verifica: è una guida operativa per la consulenza evoluta. Utilizzandola in sede di revisione o di pianificazione strategica, il professionista può:
- proporre interventi di miglioramento dell’assetto informativo;
- affiancare l’imprenditore nella costruzione di un sistema di controllo personalizzato;
- supportare l’organo amministrativo nel monitoraggio dei segnali di crisi.
11. Conclusione
L’approccio proposto dal CNDCEC traduce i principi astratti degli adeguati assetti in un metodo concreto, verificabile e replicabile.
La check-list diventa così un cruscotto di autodiagnosi per l’impresa moderna, capace di trasformare la contabilità in un sistema di governo.
Adottarla non significa solo rispettare un obbligo normativo, ma dotarsi di una leva competitiva che migliora la capacità decisionale, rafforza la governance e tutela la continuità aziendale nel lungo periodo.
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