Nel nuovo contesto della vigilanza societaria, il principio di proporzionalità rappresenta uno dei cardini operativi del collegio sindacale. È un concetto chiave richiamato più volte dal Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili (CNDCEC), in particolare nelle Norme di comportamento aggiornate a dicembre 2024 e nell’Informativa n. 17/2025, che definiscono l’approccio del collegio alla rendicontazione di sostenibilità e ai processi ESG.

Un principio di equilibrio e ragionevolezza

Proporzionalità significa adattare la profondità e l’intensità della vigilanza alle dimensioni, alla complessità e alla natura dell’impresa.
Il collegio non deve pretendere strutture di governance o sistemi informativi che non siano compatibili con la realtà aziendale, ma deve assicurarsi che esistano comunque presidi minimi adeguati e documentati.

In altre parole, non si tratta di “fare meno”, ma di “fare in modo coerente”: ciò che conta è che il percorso di crescita verso una gestione sostenibile sia progressivo, tracciabile e realistico.

Applicare la proporzionalità nella pratica

Il CNDCEC invita i sindaci ad applicare la proporzionalità in tutte le fasi della loro attività di vigilanza:

Nella conoscenza dell’impresa, calibrando la richiesta di informazioni in base all’organizzazione effettiva.
Nella verifica degli assetti organizzativi, valutando se le procedure, pur semplici, siano comunque efficaci.
Nelle raccomandazioni al management, suggerendo miglioramenti concreti e progressivi, senza imporre modelli standardizzati.
Nella documentazione delle attività, adottando strumenti adeguati (check-list semplificate, verbali sintetici) in funzione della complessità aziendale.

Proporzionalità e vigilanza ESG

Il principio trova un’applicazione particolarmente significativa nella vigilanza sul processo di rendicontazione di sostenibilità.
Il collegio sindacale non deve diventare revisore di sostenibilità, ma deve garantire che l’impresa si stia dotando di un sistema coerente e proporzionato di raccolta e comunicazione dei dati ESG.

Anche una piccola impresa può e deve dimostrare un impegno progressivo verso la sostenibilità, ad esempio attraverso:

la designazione di un referente interno ESG,
la formalizzazione di policy di base,
la tracciabilità delle informazioni ambientali e sociali più rilevanti.

Il ruolo del collegio è accompagnare l’impresa in questo percorso, segnalando le carenze ma anche valorizzando i miglioramenti compiuti.

Documentare per dimostrare

Proporzionalità non significa minore rigore. Ogni attività di vigilanza deve essere documentata: “se non è documentato, non è stato fatto”.
Le check-list, i verbali dedicati e le carte di lavoro diventano strumenti essenziali per dimostrare che il collegio ha esercitato la propria funzione in modo effettivo, proporzionato e tracciabile nel tempo.

Un approccio costruttivo e responsabile

Il principio di proporzionalità rafforza la funzione del collegio sindacale come organo di garanzia e di accompagnamento, non solo di controllo.
Significa passare da una vigilanza meramente ispettiva a una vigilanza partecipata, consapevole e orientata al miglioramento continuo.L’obiettivo non è sanzionare l’impresa, ma guidarla verso una gestione più solida, trasparente e sostenibile — un approccio che valorizza la professionalità dei sindaci e contribuisce alla credibilità complessiva del sistema economico.